Association : les formalités à l’embauche

Quelles formalités administratives une association doit-elle respecter lorsqu’elle embauche un salarié ?

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Une association peut être amenée à employer des salariés ou des travailleurs indépendants.

S’il s’agit d'une première embauche, l’association doit s'inscrire auprès de l’URSSAF au « Répertoire national des entreprises et des établissements » par le « Centre de formalités des entreprises (CFE) » de l’URSSAF. Un numéro de SIREN lui est alors attribué.

De plus, l'association doit effectuer une « Déclaration préalable à l’embauche » (DPAE) (articles L1221-10 du Code du Travail) qui lui permet :

  • d’immatriculer le salarié à la sécurité sociale (s’il ne l’est pas déjà) ;
  • d’immatriculer l’association en tant qu’employeur ;
  • d’affilier l’association au régime d’assurance chômage ;
  • d’adhérer à un service de santé au travail ;
  • de demander la visite médicale d’embauche.
Attention : La « Déclaration préalable à l’embauche » (DPAE) doit être effectuée dans les 8 jours avant l’embauche (article R1221-4 du Code du Travail).

Les autres formalités

À chaque embauche, l’association doit :

  • mettre à jour le registre unique du personnel (en cas d’une première embauche, l’association doit prévenir l’inspection du travail) ;
  • affilier le salarié aux organismes de retraite ;
  • faire passer une visite médicale d’embauche ;
  • aire une « Déclaration des mouvements de main d’œuvre » (DMMO) pour les associations ayant au moins 50 salariés (formulaire Cerfa n°10595*1).

Situations étudiées par l’équipe de Mes Droits, Mon Avocat sur ce thème

- Bonjour, nous sommes une petite association loi 1901 (dans le domaine de la culture) et nous aimerions embaucher une salariée à mi-temps. Est-il possible qu’un avocat nous conseille afin de ne rien oublier dans les démarches et de ne pas nous mettre hors-la loi ?

- Bonjour. Je suis présidente d'une association qui donne des cours d'anglais/espagnol. Tous les membres sont bénévoles. Un des membres perçoit des sommes par les parents directement. L'association ne rémunère personne. Les professeurs de l’association qui reçoivent des gratifications des parents, sont-ils des bénévoles, ou des indépendants, ou des salariés ? Comment faire ? Pouvez-vous m’éclairer s’il vous plait ?

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